Management Sciences for Health

  • Le responsable de la conformité

    Grade
    I
    Job ID
    13-10070
    Location
    Benin-Porto Novo
    # of Positions
    1
    Project/Program
    A575 - IHSA
    Reports To
    Directeur de l'audit interne de MSH
  • Overview

    Management Sciences for Health (MSH) est à la recherche d’un responsable de la conformité des procédures, réglementations et politiques pour un programme quinquennal financé par l'USAID qui fournira des services de santé intégrés pour relever les défis systématiques qui entravent la prestation et l'adoption des services de santé au Bénin. Le programme se concentrera sur le renforcement durable des capacités locales afin de réduire la morbidité et la mortalité des mères, des nourrissons, des enfants et des adolescents. Il renforcera les capacités du gouvernement local, des responsables du secteur de la santé et des membres de la communauté pour assurer la disponibilité, l'adoption, la qualité, la durabilité et le financement des services de santé. Le programme soutiendra et renforcera également les systèmes de gestion et de gouvernance avec des approches adaptées aux besoins locaux et aux réalités contextuelles. Le responsable en charge des conformités sera basé à Porto Novo et sera supervisé par le Directeur de l'audit interne de MSH.

     

    Le titulaire du poste veillera à ce que tout le personnel connaisse bien les politiques et procédures de l'USAID et MSH, et adhère à ces normes. Il identifiera les lacunes dans les systèmes de contrôle existants et formulera des recommandations pour les renforcer. Il / elle élaborera un plan pour examiner et évaluer l'efficacité et l'efficience des opérations, la fiabilité de l'information financière, la conformité avec les politiques MSH et les procédures opérationnelles normalisées (SOPs), les exigences de conformité des bailleurs de fonds, la législation béninoise et la sauvegarde des actifs. Il / elle planifiera, exécutera et fera le rapport sur les contrôles internes pour confirmer si les contrôles sont en place et efficaces. Il / elle effectuera également des revues et supervisera un système de contrôles ponctuels réguliers pour vérifier si MSH Bénin se conforme aux exigences de l'USAID et MSH. Il / elle présentera les résultats dans des rapports complets et des listes de contrôle, puis effectuera un suivi pour s'assurer que ses recommandations ont été mises en œuvre et respectées. Il / elle aidera également l'équipe de direction du projet à suivre les recommandations d'audit et les actions correctives des auditeurs internes et externes afin de vérifier que les recommandations ont été mises en œuvre et respectées.

     

    Specific Responsibilities

    Responsabilités et Caractéristiques du Poste :

    1. Confirmer que toutes les activités financières et opérationnelles du projet sont conformes à la loi béninoise, aux règles et règlements des bailleurs de fonds et aux politiques et normes MSH. 
    2. Élaborer un plan d'évaluation annuel comprenant des vérifications ponctuelles régulières, des outils d'évaluation, des normes, en tenant compte des considérations d'éthiques, et un calendrier pour évaluer toutes les fonctions du projet, y compris tous les bureaux régionaux sur une base régulière; et de revisiter les sites qui présentent un risque plus élevé. 
    3. Tester les contrôles internes, en ciblant les zones à haut risque. Documenter la faiblesse et faire des recommandations, dans des rapports écrits, pour corriger les faiblesses. 
    4. Surveiller, documenter et faire le rapport sur les progrès de la mise en œuvre des recommandations d'audit et des plans d'actions correctives sur une base trimestrielle. Les rapports trimestriels seront soumis a l’equipe de direction du projet et au siège de MSH . 
    5. Examiner l'adéquation et la pertinence des contrôles internes dans le cadre des politiques de MSH Bénin. 
    6. Identifier les lacunes dans les politiques, les procédures et les systèmes de contrôle interne et fournit des recommandations pour les renforcer. Suivre les recommandations pour confirmer qu'elles ont été mises en œuvre et respectées. 
    7. Préparer les rapports détaillés de chaque évaluation / revue avec les résultats et les recommandations prioritaires. Présenter des rapports réguliers de vérification ponctuelle à l'équipe de direction du projet et au directeur de la vérification interne de MSH. 
    8. Suivre les recommandations des auditeurs internes et externes pour vérifier que les recommandations ont été mises en œuvre et respectées. 
    9. Se tenir au courant des lois, des directives et des tendances actuelles dans l'environnement juridique local et des ONG. 
    10. Fournir une évaluation des risques pour le paysage financier et opérationnel. Identifier les événements à haut risque et à forte probabilité, et fournir le plan d'atténuation recommandé. Fournir des évaluations de risques ad hoc pour des scénarios spécifiques sur demande. 
    11. Fournir des conseils ad hoc, en aidant le personnel à atteindre l'objectif d'établir des systèmes fiables de gestion des risques et de contrôle interne; offrir des conseils pratiques sur la meilleure façon de se conformer à la politique financière et aux lignes directrices des donateurs.

    Stratégique :

    • Responsable de recommander des solutions pour l'efficacité des systèmes, procédures et processus commerciaux de MSH, conformément aux indicateurs de performance clés convenus et s'assurer que les accords de niveau de service sont respectés le cas échéant. 
    • Autorité par délégation pour la prise de décision concernant les risques et la conformité, et est responsable de la gestion des réponses à l'audit interne et des demandes de renseignements émanant d'organismes de réglementation externes. 
    • Effectuer un test des contrôles des fonctions de support pour s'assurer qu'ils sont conformes aux politiques et procédures de MSH et qu'ils fonctionnent efficacement.
    • Diffuser les politiques, systèmes et pratiques et fournir une formation et des conseils pour une gestion, de toutes les ressources financières conformément aux procédures de MSH et du bailleur (USAID, etc.) . 
    • Facilite l'évolution d'une culture de gestion des risques de pointe et efficace à travers l'organisation, pour s'assurer que toutes les activités commerciales sont menées conformément aux politiques de MSH, aux réglementations sectorielles pertinentes, aux lois nationales et aux normes de gestion des risques.

    Budgétisation, analyse financière et rapports du bailleur :

    • Travaille en étroite collaboration avec les équipes du programme pour assurer le plein respect des règles de gestion des contrats des donateurs et des normes de conformité des donateurs. 
    • En coordination avec la COP, surveiller la performance et l'efficacité du projet en analysant / projetant les taux de dépenses mensuels et en mettant en évidence les domaines problématiques possibles. 
    • Valider l'analyse des coûts mensuels et la mise à jour des ratios de coûts pour s'assurer que chaque bailleur supporte la bonne proportion des coûts. 
    • Suivre et examiner les budgets en consultation avec les responsables du budget et l'équipe des finances; effectuer des examens détaillés de l'état des activités et donner son avis d'expert aux responsables du budget. 
    • Participer a l'examen et l'analyse mensuels des rapports financiers et des rapprochements en portant une attention particulière à la façon dont les ressources peuvent être mieux affectées pour atteindre les objectifs du programme. 
    • Supporter l'intégration des systèmes et fournir un soutien à la gestion du projet, au besoin.

    Soutien à l'audit interne et externe :

    • Soutient la préparation et la conclusion réussie des activités de vérification interne et externe pour le chef de projet, le siège de MSH et pour le rapport d'audit annuel des bailleurs .
    • Mener des enquêtes ad hoc et confidentielles sur les violations de contrôle, selon les besoins, de temps à autre. 
    • Examiner les commentaires de la direction sur les rapports de vérification et travailler à surveiller les progrès des plans de travail pour la mise en œuvre des recommandations découlant des vérifications internes et externes. 
    • Évaluer l'efficience et l'efficacité avec lesquelles les ressources de l'entreprise sont déployées.
    • Examiner les systèmes et les procédures dans tous les secteurs d'activité et dans les bureaux extérieurs, en recommandant des améliorations aux processus et procédures existants. 
    • En coordination avec les ressources humaines et l'unité des finances, superviser la génération de la paie exacte et opportune, et le paiement des retenues d'impôt à l'organisme gouvernemental approprié en temps opportun et conformément aux exigences des lois du pays.
    • Évaluer le degré de conformité de divers secteurs fonctionnels avec les politiques, les procédures, les plans, la législation et les mesures de surveillance convenues pour traiter les zones à risque élevé et / ou les défaillances de contrôle observées.

    Gestion des contrats avec les bailleurs :

    • Assurer la compréhension des exigences administratives et financières des bailleurs pendant toute la durée de leur contrat . 
    • Développer et maintenir des systèmes efficaces de suivi des rapports
    • Assurer le respect des politiques et procédures des bailleurs et de MSH. 
    • Participer à des réunions régulières avec les organisations partenaires pour bien comprendre le contexte et l'environnement opérationnel; s'assurer que la relation de travail entre eux et MSH est positive, ouverte et propice à la réalisation des objectifs convenus. Faire preuve de Leadership et assurer une bonne coordination et le renforcement des capacités.
    • Concevoir des programmes de formation pour améliorer continuellement la capacité individuelle et organisationnelle d'assumer des responsabilités supplémentaires afin d'assurer les plus hautes normes de responsabilité, d'éthique et de conformité. 
    • Soutenir l'orientation et la formation du nouveau personnel sur la gestion des contrats avec les bailleurs sur les systèmes, politiques et procédures de MSH. Cela peut inclure une formation en salle et / ou à distance lorsque cela s'avère nécessaire.
    • Développer, et maintenir la connaissance et la prise de conscience des objectifs stratégiques de MSH et des opérations internationales ainsi qu'une compréhension des implications de ceci sur les priorités de conformité du bailleur. 
    • Superviser et encadrer le personnel de conformité sous sa supervision pour atteindre les objectifs organisationnels et individuels.

    Qualifications and Experience

    Compétences Requises :

    1. Diplôme universitaire supérieur (Bac+4 ou équivalent) en comptabilité, finance, audit, économie, administration des affaires. 
    2. Au moins sept (7) années de postes à responsabilités croissantes au sein d'une équipe des opérations de finances et d'audit d'ONG avoir au moins trois ans d'expérience dans la gestion de la conformité. Expérience préalable en tant qu'auditeur préféré. 
    3. Solides compétences analytiques et expérience des systèmes financiers requises. Maîtrise de MS Word, Excel, Access. Maîtrise des systèmes de comptabilité requise (QuickBooks préféré). 
    4. Connaissance approfondie des règles et réglementations de l'USAID requises. 
    5. Expérience dans les programmes de développement international préférée. 
    6. Excellentes compétences en planification, en gestion et en organisation. 
    7. Qualifié / certifié / membre d'un corps professionnel de la comptabilité ou de l'audit souhaité 
    8. Leadership avéré- compétences interpersonnelles et de communication - capacité de négociation et de gestion des conflits. 
    9. Parler couramment le français avec une maîtrise de l'anglais fortement préférée. Capacité à rédiger des rapports clairs et concis. 
    10. Aptitude avérée à exercer une influence sur les activités de niveau supérieur. Prendre des initiatives et capable de travailler de manière indépendante ou en équipe; 
    11. Faire preuve d'une bonne collaboration avec les membres des autres équipes, en répondant rapidement et avec précision aux questions et aux problèmes. 
    12. Un fort engagement d'éthique envers des normes élevées de prestation de services.
    13. Toute autre tâche au besoin.

    Background Information

    Management Sciences for Health (MSH), a global health nonprofit organization, uses proven approaches developed over 40 years to help leaders, health managers, and communities in developing nations build stronger health systems for greater health impact. We work to save lives by closing the gap between knowledge and action in public health. Since its founding in 1971, MSH has worked in over 150 countries with policy makers, health professionals, and health care consumers to improve the quality, availability and affordability of health services. Working with governments, donors, non governmental organizations, the private sector, and health agencies, MSH responds to priority health problems such as HIV & AIDS; tuberculosis; malaria; maternal, newborn and child health; family planning and reproductive health; and chronic non-communicable diseases such as cancer, diabetes, and lung and heart disease. Through strengthening capacity, investing in health systems innovation, building the evidence base, and advocating for sound public health policy, MSH is committed to making a lasting difference in global health.

    EEO Statement

    Management Sciences for Health is an equal opportunity employer offering employment without regard to race, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity, age, national origin, citizenship, physical or mental disability, or veteran status.

    Reports To

    Directeur de l'audit interne de MSH
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